5 Công cụ Quản lý Dự án Bạn Nên Tìm hiểu

01. Biểu đồ Gantt

Công cụ nổi tiếng thế giới đã giúp xây dựng Đập Hoover, biểu đồ Gantt là thời gian các đơn vị hiển thị một cách trực quan Làm việc. Biểu đồ Gantt là một công cụ quan trọng để lập kế hoạch và hỗ trợ lập kế hoạch dự án khi xem xét sự phụ thuộc tồn tại giữa các hạng mục công việc khác nhau.

Khi nó ra mắt lần đầu tiên. Khi lần đầu tiên được phát hành, biểu đồ Gantt được vẽ trên giấy và sau đó được vẽ đi vẽ lại nhiều lần để phản ánh những thay đổi trong lịch trình. Người quản lý dự án sau đó bắt đầu sử dụng các mẩu giấy hoặc khối để biểu diễn các biểu đồ Gantt để chúng có thể dễ dàng di chuyển khi cần thiết. Một số công cụ hiện cung cấp biểu đồ Gantt trực tuyến.

Bạn đang xem: Công cụ quản lý là gì

02. Cấu trúc phân chia công việc

Trước khi chúng ta hiểu cấu trúc phân chia công việc là gì, trước tiên chúng ta hãy hiểu phạm vi. Phạm vi dự án đề cập đến công việc và nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án. Nếu nó lệch hoặc thay đổi trọng tâm, chúng ta gọi nó là “ngoài phạm vi”. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là viết sách, việc nghiên cứu các khuyến mãi cho cuốn sách đã hoàn thành sẽ vượt ra ngoài phạm vi của dự án cụ thể đó.

Xem thêm: Thích nghi và sống sót

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ cấu trúc công việc giúp chia nhỏ dự án của bạn thành các phần có thể quản lý được. WBS là một cấu trúc cây chia phạm vi thành các ô. WBS tuân theo một hệ thống phân cấp, trong đó mục tiêu cuối cùng được chia thành các giai đoạn có thể được chia nhỏ hơn nữa thành các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ. Có một số quy tắc giúp chia dự án thành các phần. Một trong những quy tắc thú vị là quy tắc 8/80, theo đó hạng mục công việc cấp thấp nhất không được yêu cầu làm việc nhiều hơn 80 giờ hoặc ít hơn 8 giờ làm việc.

03. Đường cơ sở của dự án

Là một cách đồ họa để thể hiện giá trị của một dự án, đường cơ sở là tiêu chuẩn bạn đặt ra cho một dự án để đo lường hiệu suất thực tế. Đường cơ sở của dự án bao gồm đường cơ sở về phạm vi, đường cơ sở về chi phí và đường cơ sở về lịch trình. Đường cơ sở giúp theo dõi tiến độ trong thời gian thực.

Công việc không có kế hoạch là yếu tố then chốt trong chi phí, thời gian và phạm vi của dự án. Điều này dẫn đến hiệu ứng domino. Đầu tiên, có nguy cơ dự án sẽ vượt ra khỏi phạm vi do các công việc phụ trội. Nếu không, thời gian và chi phí của dự án cũng sẽ tăng lên. Chất lượng dự án không phải là ưu tiên nếu bạn không muốn giải quyết những hạn chế này.

04. Các hoạt động xây dựng nhóm

Xem thêm: Đàm phán với mặc cả giống hay khác nhau? | Tạp chí Kinh tế và Dự báo

Bạn có thể tự hỏi ý nghĩa của việc xây dựng một nhóm kết nối thông qua quản lý dự án. Mối quan hệ giữa một nhóm và các bên liên quan cũng quan trọng như việc lập kế hoạch hoặc thực hiện một dự án. Một cách để thúc đẩy tinh thần và tăng năng suất là tổ chức các sự kiện hoặc cuộc thi lành mạnh. Rốt cuộc, mục đích của trò chơi nhỏ thân mật này là để giữ cho mọi người tràn đầy năng lượng. Từ các bài học lướt sóng theo nhóm đến ăn tối cùng nhau, có rất nhiều hoạt động thú vị mà bạn có thể sử dụng để xây dựng nhóm của mình.

Các hoạt động xây dựng nhóm có thể bao gồm việc thúc đẩy các cuộc thi trong một môi trường được kiểm soát để loại bỏ văn hóa cạnh tranh hàng ngày tại nơi làm việc. Đồng thời, nó có thể kích thích sự sáng tạo, thúc đẩy sự phát triển tài năng khác nhau của các thành viên trong nhóm, và truyền cảm hứng để mọi người cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất.

05. Kế hoạch Quản lý Truyền thông

Kế hoạch truyền thông của dự án đảm bảo luồng thông tin liên tục, thường xuyên giữa các thành viên dự án, khách hàng và các bên liên quan khác bằng cách thiết kế các nhà truyền thông và thiết lập các bước cho tần suất. Một kế hoạch giao tiếp đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều được thông báo và giúp duy trì mối quan hệ.

Có những lợi ích rõ ràng khi thông báo cho các bên liên quan. Bởi vì đáp ứng nhu cầu của họ là một phần không thể thiếu trong thành công của dự án. Một kế hoạch truyền thông sẽ giúp giải quyết mọi rủi ro có thể phát sinh và cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Xem thêm: Mẫu là gì? Các giai đoạn lấy mẫu? Các phương pháp chọn mẫu? – tailieuontap

.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *