Quy trình là gì? Điểm khác nhau giữa quy trình và quá trình?

Để hoạt động hiệu quả, một tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau. Bất kỳ hoạt động nào lấy đầu vào và chuyển đổi đầu ra đều có thể được coi là một quá trình. thường thì đầu ra của một quy trình sẽ là đầu vào của quy trình tiếp theo. Vậy quy trình được áp dụng như thế nào?

1. quy trình là gì?

thuật ngữ “quy trình” là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quy trình hoặc nhiệm vụ”. thủ tục thường được thể hiện bằng văn bản. do đó, các thực thể thường phát triển các “quy trình” để thực hiện và kiểm soát các “quy trình” của họ. một quy trình có thể nhằm mục đích kiểm soát nhiều quy trình và ngược lại, một quy trình có thể được kiểm soát bởi nhiều quy trình.

Bạn đang xem: Quy trình là gì

Mỗi cá nhân có kiến ​​thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến những cách làm việc khác nhau. quy trình giúp người thực hiện công việc biết rằng trong một công ty mình phải thực hiện các bước công việc như thế nào và đạt được kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận được chỉ thị từ sếp mà không biết phải làm sao? hoặc tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không được như ý muốn của sếp.

chẳng hạn phòng nhân sự có quy trình tuyển dụng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ biết những thông tin nào cần đưa vào “danh sách ứng viên” để trưởng phòng nhân sự + trưởng phòng / ban xem xét, sàng lọc. và chọn những người đủ tiêu chuẩn cho cuộc phỏng vấn.

Đối với các quy trình làm việc yêu cầu làm việc theo nhóm, quy trình giúp các thành viên phối hợp với nhau theo một trình tự nhất quán và chính xác mà không cần phải thắc mắc ai thực hiện việc này. bằng cách nào?

chẳng hạn, quy trình mua hàng của bộ phận tín dụng sẽ giúp nhân viên hành chính biết và thực hiện đúng quy trình khi mua sắm tài sản cho công ty, phối hợp tốt hơn với nhân viên kế toán trong việc thanh toán.

Quy trình này cũng giúp người quản lý giám sát tiến độ và chất lượng công việc mà nhân viên thực hiện

ví dụ: trưởng phòng nhân sự nhìn vào bảng đánh giá của ứng viên, với mức lương, phân công, ngày bắt đầu công việc, có chữ ký của những người liên quan thì nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ biết là có quyền lập hợp đồng cho nhân viên không. ? ?

process trong tiếng Anh là procedure .

tính năng:

xem thêm: xác định chi phí lập tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu

– các thủ tục thường không thay đổi và được thực hiện theo một trình tự nhất định để có thể tạo ra kết quả cuối cùng được chuẩn hóa và nhất quán.

– các đặc điểm của quy trình rõ ràng là thực tế, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và chính xác.

2. sự khác biệt giữa quy trình và quy trình:

process và process là hai dạng hoàn toàn khác nhau, nhưng thường bị nhầm lẫn với nhau. theo các thuật ngữ iso 9000 và iso 9001, có những khác biệt về ý nghĩa trong hệ thống quản lý như sau:

• một tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đầu vào thành đầu ra.
• quá trình được thể hiện bằng hành động.
• quá trình là đối tượng của quản lý. một quy trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình.
• có thể chứa các trình tự tùy chọn.
• đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn đầu vào và đầu ra của quy trình.

quy trình này thường được thực hiện theo cách không được tối ưu hóa, ngắn gọn và không hiệu quả.

• một phương pháp cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình.
• thường thì một thủ tục được viết ra.
• một quy trình là một công cụ quản lý công việc. một quy trình có thể quản lý nhiều quy trình.
• tuân thủ.
• quy trình xác định và đặt các đầu vào và đầu ra cho quy trình.
• một quy trình không thay đổi là bởi nó thường được thực hiện theo một trình tự nhất định.

các thuật ngữ trong iso 9000 & amp; iso 9001 đề cập đến “quy trình” như một “tập hợp các hoạt động tương tác để biến đầu vào thành đầu ra”. vì vậy hãy nói quá trình – quá trình là nói về hoạt động.

thuật ngữ “thủ tục” là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quy trình hoặc nhiệm vụ”. quy trình này thường được thể hiện bằng văn bản.

Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển “quy trình” để thực hiện và kiểm soát “quy trình” của họ. một quy trình có thể nhằm mục đích kiểm soát nhiều quy trình và ngược lại, một quy trình có thể được kiểm soát bởi nhiều quy trình.

3. tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý:

trong một tổ chức, những người có kiến ​​thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến những cách làm việc và hiệu quả khác nhau. vì vậy cần phải có quy trình giúp người thực hiện công việc biết cách thực hiện công việc và kết quả đạt được là gì. ngăn nhân viên trì hoãn chỉ thị của cấp trên hoặc làm công việc thừa gây lãng phí thời gian.

đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm, ngoài việc giúp phân phối công việc một cách chính xác, nó còn giúp tăng khả năng phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời gian và trình tự dự kiến.

Xem thêm: Ai làm mình khổ? – Phật Học Ứng Dụng – THƯ VIỆN HOA SEN

xem thêm: xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình đặt giá thầu trực tuyến

Quy trình này cũng giúp cấp trên quản lý nhân viên tốt hơn bằng cách kiểm tra tiến độ công việc của họ được thể hiện trong quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hoặc chiến lược kịp thời.

Để có một hệ thống quản lý chất lượng, cần phải hợp pháp hóa quy trình và quy trình, nhằm phục vụ cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Xây dựng hệ thống quản lý quy trình và quy trình hợp lý là công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực, kinh nghiệm làm việc… xây dựng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một hệ thống quản lý bài bản nhằm tăng lợi nhuận.

dành cho nhân viên

– mỗi cá nhân có kiến ​​thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến những cách làm việc khác nhau. quy trình giúp người thực hiện công việc biết rằng trong một công ty, họ phải thực hiện các bước công việc, cách thức và cách thức để đạt được kết quả?

– sẽ không có tình trạng nhân viên được cấp trên hướng dẫn nhưng không biết cách thực hiện, hoặc làm đi làm lại nhưng vẫn không vừa ý sếp.

dành cho cấp quản lý

– quy trình này cũng giúp người quản lý giám sát tiến độ và chất lượng công việc mà nhân viên thực hiện.

4. các rào cản trong quá trình thực hiện quy trình:

Bản thân các nhà quản lý không đầu tư thời gian để thực hiện quy trình, vì nghĩ rằng thực hiện quy trình cần có thời gian, vẫn còn nhiều việc phải làm để kiếm tiền. nhưng bản thân tầm nhìn này không dài hạn và họ không thực sự nhận thức được tác dụng của quy trình cũng như họ hiểu rằng tuy mất thời gian một chút nhưng sau này họ sẽ cảm thấy rất thoải mái trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.

xem thêm: điều chỉnh dự án đầu tư đang xây dựng khi có sai sót trong quá trình lập dự toán

nghĩ rằng quy trình này tốn nhiều thời gian, phức tạp và rườm rà, giao tiếp trực tiếp với nhau rất nhanh. Tôi nghĩ rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi thảo luận và thống nhất, những điểm đó phải được đưa ra thành văn bản. nhiều khi nói chuyện với nhau, ba ngày sau lại quên mất những gì đã nói, hoặc có nhớ nhưng không đủ.

người xử lý không hiểu đầy đủ về công việc kinh doanh, bạn phải nhớ rằng thước đo của một quy trình có hiệu quả hay không được phản ánh ở người tuân theo quy trình đó có thể thực hiện quy trình đó mà không gặp vấn đề gì, một quy trình giúp họ thực hiện công việc tốt hơn.

nội dung của hệ thống tài liệu quá không đầy đủ. các tài liệu không phản ánh đầy đủ các hoạt động thực tế đang diễn ra.

rất ít biểu mẫu. biểu mẫu sẽ là một hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. quá ít biểu mẫu sẽ gây khó khăn cho việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như giải quyết các tranh chấp hoặc vi phạm. hệ thống tài liệu quá nhiều. công ty không thể kiểm soát vật liệu mới và lỗi thời. không thực hiện cải tiến, kiểm tra hệ thống tài liệu sau một thời gian. hoạt động thực tế không được áp dụng như được chỉ định trong tài liệu.

quy trình kế thừa:

bạn có nhận thấy rằng trong thời đại công nghệ này, mọi thứ đều trở nên nhanh hơn không? đơn giản như thủ tục hành chính là 3 cửa, 5 cửa chỉ 1 cửa. tại sao bạn làm điều đó?

Khi xem xét một quy trình, bạn trải nghiệm quy trình đó và thấy các bước hoặc cách không cần thiết để hoàn thành công việc nhanh hơn. nếu không có quy trình, mọi người sẽ không nhìn thấy những lỗi đó và chúng sẽ khó sửa.

Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo cách có thể không hiệu quả và trí óc bản chất lười biếng đến mức không chịu nhận ra những sai lầm trong công việc hàng ngày.

xem thêm: một số rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại

đã xử lý

Xem thêm: Giới thiệu về k-fold cross-validation – Trí tuệ nhân tạo

Tại sao một khách du lịch đến một vùng đất xa lạ, anh ta nhận thấy nhiều điều mới mẻ nhưng những người sống ở đó lâu năm lại không thấy điều đó. Tương tự, một người mới nhìn vào quy trình được xây dựng từ một nhân viên cũ sẽ nhận ra những thiếu sót cũng như phương pháp để cải thiện.

xây dựng một lần nhưng từ đó công ty của bạn sẽ phát triển mãi mãi.

Ý nghĩa thứ ba của việc xây dựng quy trình là mở ra khả năng lãnh đạo.

Khi người khác có thể thay bạn làm điều gì đó tốt như bạn hoặc thậm chí tốt hơn, đó là niềm vui vì bạn có thể làm một công việc khác, đối mặt với thử thách mới, bạn sẽ không còn những giờ phút đau đầu khi giải quyết những vấn đề hàng ngày, những sai lầm nhỏ nhặt của họ. làm. bạn lãng phí thời gian sẽ biến mất vĩnh viễn.

có một quá trình mà bạn đã chuyển giao tất cả những gì tinh túy nhất, kinh nghiệm, các lựa chọn điều trị cho những người mới và sau đó họ sẽ tự động hoạt động và bạn sẽ tự do làm những công việc khác quan trọng hơn.

cách định cấu hình quy trình:

– xác định nhu cầu.

xem thêm: Có giới hạn thời gian cho từng bước trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và đề xuất không?

– xác định mục đích.

– xác định phạm vi.

– đầy đủ các định nghĩa và tài liệu tham khảo

– xác định số bước của công việc.

– xác định các điểm kiểm soát.

– xác định người thực hiện.

– xác định tài liệu cần theo dõi và bản ghi.

– xác định phương pháp kiểm soát của các bước công việc.

xem thêm: một số lưu ý để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình đàm phán, soạn thảo hợp đồng thương mại

– xác định các điểm kiểm tra cho bài kiểm tra.

– mô tả, giải thích các bước công việc, biểu mẫu đính kèm.

kết luận: quy trình là cần thiết để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức hiện tại. khi quy mô công ty ngày càng lớn, số lượng nhân viên tăng lên thì quy trình mới thực sự phát huy hết vai trò của mình.

Xem thêm: Chăm sóc sức khỏe cộng đồng là gì